El objetivo de la vigilancia tecnológica es realizar de manera sistemática la captura, análisis, difusión y explotación de informaciones científicas o técnicas útiles para la organización, alertar sobre innovaciones científicas o técnicas susceptibles de crear oportunidades o amenazas, investigar los hallazgos realizados para el desarrollo de productos, servicios y procesos, o buscar soluciones tecnológicas a problemas concretos de la organización. Se trata de una herramienta de búsqueda y tratamiento de información sobre innovaciones científicas o técnicas que puedan dar lugar a ideas de proyectos o solucionar problemas existentes en el momento presente.

Por el contrario, la previsión o prospectiva tecnológica debe ir encaminada a detectar nuevas ideas que permitan guiar el desarrollo de productos y/o procesos futuros. Se trata de una visión a más largo plazo basada en documentos externos como boletines de observatorios tecnológicos, líneas de las agendas estratégicas de investigación de las plataformas tecnológicas, etc., que permita elaborar, por ejemplo, el plan estratégico de la organización.

El análisis DAFO es una metodología de estudio de la situación de una empresa con el fin de conocer sus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Debilidades. Este análisis ayuda a establecer los objetivos de la empresa y a desarrollar las líneas estratégicas. El DAFO busca entender los cambios en el entorno y analizar la capacidad de competir contra otras organizaciones mejor posicionadas. El estudio implica la realización de un análisis externo (oportunidades y amenazas frente a competidores, proveedores, etc.) y de un análisis interno (debilidades y fortalezas frente a disponibilidad de capital, recursos humanos, estructura interna, etc.).

El primer paso para implantar un sistema de vigilancia estratégica consiste en saber qué se va a vigilar. Una de las posibles opciones es determinar las tecnologías, conocimientos o competencias de la organización. Entre estas tecnologías, se determinarán las que se consideran clave o estratégicas; sobre ellas se deberán centrar los esfuerzos de vigilancia. Para cada una de las necesidades tecnológicas estratégicas se seleccionará un responsable de vigilancia, que deberá efectuar ésta de manera ordenada y planificada, dejando registro de ello. Igualmente, para cada necesidad tecnológica estratégica se deberá determinar la fuente o fuentes de información que se utilizarán para realizar la vigilancia.

Una vez que se dispone de una sistemática de captura de la información, es importante asegurarse de que ésta se analiza y fluye convenientemente a través de la organización. Por ejemplo, los resultados del estudio de una determinada información se pueden plasmar en una sencilla plantilla de nota de vigilancia, que contemple campos como el título de la información, fecha, fuente de la que se extrajo, resumen del contenido, etc. Respecto a la difusión de la información, en algunas ocasiones es suficiente con disponer de un repositorio común de las notas de vigilancia de fácil acceso a toda la organización. Adicionalmente, para asegurar la comunicación y difusión de las noticias de interés se pueden emplear correos electrónicos, intranets, reuniones, circulares, etc.

En cualquier caso, no hay que perder de vista que una de las claves del éxito de la vigilancia está en la existencia de un personal motivado y en el fomento de un entorno participativo.

El Brainstorming o tormenta de ideas es una técnica de creatividad útil para atacar problemas específicos (más que los generalistas) en momentos donde hace falta una colección de nuevas ideas más que donde hace falta juicio o análisis para decidir. En una sesión de Brainstorming se reúne un grupo de 4 a 8 personas en torno a un tema concreto sobre el que cada individuo realizará sus aportaciones libremente, siendo la duración media de cada sesión de unos 30 minutos. La principal regla para conseguir buenos resultados en una tormenta de ideas es suspender el juicio: eliminar toda crítica a las ideas. Se anotan todas las ideas que surjan en la sesión y se analizan a posteriori.

El Brainwriting es una técnica de creatividad grupal cuyo objetivo es la recolección de una serie de ideas innovadoras sobre un tema concreto. Su funcionamiento es similar al del brainstorming con la diferencia de que, en este caso, las ideas no se exponen públicamente, sino que se escriben. El primer paso para desarrollar una sesión de brainwriting es enunciar el problema y asegurarse de que todos los integrantes del grupo lo comprenden a la perfección. Posteriormente, cada persona participante va escribiendo sus ideas en trozos de papel que se dejan boca abajo en el centro de la mesa. Al cabo de unos 20-30 minutos se recogen todas las ideas, que se evalúan posteriormente.

Esta técnica presenta una serie de ventajas frente a otras técnicas grupales de creatividad como el brainstorming:

• Funciona bien con grupos de gente que no se conocen.

• Genera bastantes alternativas.

• Permite la crítica constructiva y construir sobre las alternativas.

• Facilita la discusión de alternativas.

• Permite que salgan alternativas disparate, que podrían funcionar.

Por prospectiva tecnológica se entienden aquellas actividades encaminadas a detectar nuevas ideas que permitan guiar el desarrollo de productos y/o procesos futuros. Como fuentes de información podemos emplear:

• SRA de Plataformas Tecnológicas europeas. Estas plataformas son agrupaciones de entidades interesadas en una temática concreta y ligadas a la industria, cuyo objetivo es definir una Agenda Estratégica de Investigación (siglas en inglés: SRA) sobre temas estratégicos de importancia y con una gran relevancia social y económica. Estas agendas recogen los avances tecnológicos y de investigación previstos por los expertos para el medio y largo plazo.

• Boletines OPTI (Observatorio de Prospectiva Tecnológica Industrial). El objetivo de este observatorio, que depende del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, es ayudar a identificar las tecnologías emergentes que deben impulsarse en nuestro país y constituye una fuente privilegiada de información. A través de su página web se puede acceder de manera gratuita a gran cantidad de estudios de prospectiva tecnológica clasificados en diversos sectores: agroalimentario, energía, construcción, turismo, tecnología de producción, transporte, etc.

• Observatorios Tecnológicos. Algunas organizaciones (centros tecnológicos, agrupaciones o asociaciones empresariales, etc.) han puesto en marcha observatorios para temáticas concretas (plástico, metal, soldadura, etc.) con información (no siempre de acceso gratuito) relevante para las actividades de prospectiva (y vigilancia) tecnológica.

• Círculos de Innovación Madri+d: iniciativa puesta en práctica dentro del sistema regional de Ciencia y Tecnología de la Comunidad de Madrid. Se trata de unidades expertas en tratamiento y análisis de la información tecnológica que ponen a disposición de las empresas información tecnológica de calidad de manera totalmente gratuita. En la actualidad existen cuatro Círculos de Innovación, especializados en cuatro grandes áreas científico-tecnológicas: Biotecnología; Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; Materiales, Tecnología Aeroespacial y Nanotecnología; Tecnologías Medioambientales y Energía.

La vigilancia tecnológica es la forma organizada, selectiva y permanente de captar información de carácter científico-técnico del exterior, analizarla y convertirla en conocimiento para tomar decisiones y poder anticiparse a los cambios. Las fuentes de información a consultar para realizar vigilancia tecnológica son muy variadas y pueden ir desde documentos específicos y altamente especializados como las revistas y publicaciones científicas o los documentos de patentes y modelos de utilidad, hasta fuentes de dominio público como internet (buscadores, metabuscadores, etc.) y las redes sociales.

Por otra parte, existen entidades que prestan servicios especializados de vigilancia tecnológica bien de manera generalista (servicios gratuitos) o de manera especializada y a medida. Por ejemplo, la Oficina Española de Patentes y Marcas ofrece servicios de vigilancia tecnológica basados fundamentalmente en documentos de patentes y modelos de utilidad.

Igualmente, la asistencia a ferias y congresos puede ser utilizada como fuente para la vigilancia tecnológica, al igual que la información suministrada por proveedores/colaboradores/clientes.

Una vez finalizado un proyecto de I+D+i, surge la necesidad de explotación y protección de los resultados. Esta explotación puede realizarse por varías vías en función del tipo de resultados obtenidos. Sea cual sea la vía seleccionada para la explotación de resultados, se debería considerar la posibilidad de protección de la propiedad industrial generada mediante alguno de los instrumentos disponibles (patente, modelo de utilidad, diseño industrial, etc.).

Los resultados de un proyecto de I+D+i pueden explotarse directamente a través de la vía comercial, o bien mediante la creación de alianzas estratégicas, joint-ventures, nuevas empresas (spin-off), etc.

Igualmente, la explotación de resultados puede realizarse a través de publicaciones en revistas especializadas, asistencia a congresos y ferias nacionales e internacionales, etc.

La ejecución de un proyecto de I+D+i en cooperación con otras entidades (empresas, organismos de investigación, etc.) puede implicar las siguientes ventajas frente a su realización de manera individual:

• Creación de una red de contactos para acceder a nuevos conocimientos, vigilancia del entorno, etc.

• Incremento del alcance del proyecto: la cooperación puede implicar un reparto de riesgos y esfuerzos que permitan abordar proyectos más ambiciosos tanto técnica como económicamente.

• Mejora de las oportunidades de financiación del proyecto: en la mayoría de las convocatorias públicas de ayudas se establecen condiciones de financiación preferentes para los proyectos ejecutados en cooperación. Por otra parte, hay múltiples convocatorias (tanto a nivel europeo como nacional o regional) que establecen la obligatoriedad de presentar el proyecto en cooperación (VII Programa Marco, proyectos del Fondo Tecnológico gestionados por el Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial, etc.).

Suponiendo que ya tenemos identificados los socios y esbozada su contribución al proyecto, resulta fundamental establecer aspectos como los siguientes:

• Tareas concretas a realizar por cada socio y plazos de ejecución. Si procede, información y resultados que debe aportar cada socio en cada fase.

• Protección y propiedad de resultados: distribución de resultados entre socios, estrategias de protección, etc.

• Explotación de resultados: conjunta o separada, por sectores geográficos, etc.

• Condiciones de confidencialidad y publicación o difusión de los resultados del proyecto.

• Organización: definición de la sistemática de gestión del proyecto y responsabilidades.

• Financiación: definición del presupuesto global y por participante, así como del plan de financiación de las actividades de cada socio.

• Penalizaciones: incumplimientos de tareas técnicas, salida de socios del consorcio antes de la finalización del proyecto, etc.

Estos aspectos deberían quedar recogidos en un Acuerdo de Consorcio o documento similar firmado por cada socio y con carácter vinculante.