La mayoría de las empresas realizan en el día a día actividades de innovación aunque muchas veces no las tengan identificadas como tales (innovación oculta). En este sentido, la implantación de sistemáticas de gestión de la innovación puede mejorar la eficacia y eficiencia de las actividades de I+D+i:

• Potencia la innovación como factor clave de competitividad. La estrategia de innovación definida por Dirección debe ser comunicada, conocida y entendida por todo el personal de la organización para que sea vista como un factor relevante para mejorar la competitividad de la empresa. Así, se conseguirá mejorar la motivación de los empleados e implicarlos en mayor medida en el proceso innovador. 

• Fomenta el desarrollo de actividades de I+D+i, favoreciendo la implicación de todo el personal en el proceso.

• Proporciona directrices para organizar y gestionar eficazmente la I+D+i: emplear herramientas de innovación, definir objetivos de I+D+i, seguimiento y control de la cartera de proyectos de I+D+i, etc.

• Asegura que no se pierdan actividades susceptibles de generar tecnologías propias y patentes: estudios del estado del arte, definición de estrategias de explotación y protección de resultados, etc.

• Permite mejorar la gestión de recursos de I+D+i.

Los proyectos de I+D+i se diferencian fundamentalmente de otro tipo de proyectos en que los resultados finales pueden diferir sustancialmente de los esperados inicialmente. El hecho de no alcanzar los resultados esperados no debe considerarse un fracaso del proyecto, ya que la propia definición de I+D+i implica un riesgo asociado. Además, aunque el resultado no sea el esperado, seguramente tenga valor para el interesado. En este sentido, ante la posibilidad de que existan desviaciones entre lo previsto inicialmente y lo ejecutado realmente, es importante contar con una adecuada sistemática de gestión de cambios con el objetivo de tener trazabilidad de las modificaciones que se producen.

Por otra parte, para minimizar los riesgos asociados a los proyectos de I+D+i es conveniente realizar un estudio del estado del arte antes de iniciar las actividades del proyecto. El objetivo este estudio es conocer las tecnologías actuales (comerciales, protegidas mediante títulos de propiedad industrial, etc.) y establecer una vía de diferenciación del proyecto a ejecutar. también resulta fundamental establecer de antemano la estrategia de explotación de los resultados del proyecto: políticas de comercialización, alianzas estratégicas, protección de la propiedad industrial generada, etc.

Asimismo, las actividades propias de un proyecto de I+D+i pueden implicar un nivel elevado de confidencialidad: es muy importante establecer acuerdos de confidencialidad tanto con el personal interno que ejecuta los proyectos de I+D+i como con posibles colaboradores externos.

El Jefe de Proyecto es una figura clave en la planificación, ejecución y control de un proyecto y debería ser el verdadero impulsor de su avance mediante la toma de decisiones orientadas a la consecución de los objetivos. Alguna de las funciones que desempeña el Jefe de Proyecto son las siguientes: definición de objetivos, planificación temporal de actividades, estimación de presupuestos, designación de recursos, comunicación con clientes, proveedores y colaboradores, seguimiento y coordinación del proyecto (objetivos, planificación, presupuesto, etc.), replanificación del proyecto, etc.

La implantación de un sistema de gestión de la I+D+i (UNE 166002) es independiente de la adopción de la norma 166001 (relativa a proyectos concretos de I+D+i) o de la norma 166006 (específica para los sistemas de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva). Son normas de la misma familia pero tienen requisitos y objetivos distintos.

Por lo tanto, contar con un sistema de gestión para la I+D+I no implica necesariamente cumplir con la norma de proyectos de I+D+I (UNE 166001). Sin embargo, habitualmente se toma la norma UNE 166001 como guía de buenas prácticas para la definición y gestión de proyectos de I+D+i, y la norma UNE 166006 como guía para las actividades de vigilancia, dentro de la implantación de sistemas de gestión de acuerdo a la norma UNE 166002.

La familia de normas UNE 166000 consta actualmente de seis normas. De estas seis normas, tres disponen de esquemas de certificación, bien relativos a producto (UNE 166001: proyectos de I+D+i) como a sistemáticas de gestión de la innovación (UNE166002: requisitos del sistema de gestión de I+D+i y UNE 166006: requisitos de un sistema de vigilancia tecnológica).

Existen varias entidades acreditadas por la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) que ofrecen actualmente servicios de certificación de proyectos de I+D+i de acuerdo a los requisitos establecidos en la norma UNE 166001. El listado completo y actualizado de entidades acreditadas para la certificación se puede consultar en la página web de ENAC.

En cuanto a la implantación del sistema de gestión de I+D+I conforme a la norma UNE 166002, en la actualidad existen numerosas empresas de consultoría que ofrecen este tipo de servicios.

España ha sido pionera en la puesta en marcha en el año 2002 de un esquema normativo para la Gestión de la I+D+i. Varios han sido los países que posteriormente han seguido la iniciativa (por ejemplo Portugal, donde el esquema normativo se ha puesto en marcha a principios del año 2007, o México, país en el que se ha creado un Comité de normalización en gestión tecnológica que establecerá las bases del futuro esquema normativo).

Para la obtención de un informe vinculante de cara a la aplicación de deducciones fiscales por la realización de actividades de I+D+i, el solicitante deberá presentar un informe técnico de calificación de las actividades según la definición fiscal de I+D+i, identificando los gastos e inversiones asociadas. Este informe debe ser emitido por una entidad debidamente acreditada por la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC). El informe técnico de certificación se suele realizar de acuerdo a los requisitos de la norma UNE 166001, aunque cabe destacar que la memoria de proyecto necesaria para la certificación UNE 166001 contempla más aspectos que los requeridos por el informe técnico recogido en el Real Decreto 1432/2003, de 21 de noviembre.

Si, la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) considera 3 clases de certificaciones de proyectos de I+D+i de acuerdo a la norma UNE166001:

• Certificación ex ante, para proyectos que aun no han sido iniciados y en los que se califican la naturaleza de las actividades de I+D+i a realizar y la coherencia del presupuesto establecido en función de los objetivos planteados.

• Certificación de contenido y primera ejecución, que se corresponde con la primera anualidad de ejecución real de un proyecto, y en la que se califican las actividades del proyecto y se evalúan los gastos reales incurridos y los objetivos alcanzados.

• Certificación de seguimiento: para proyectos plurianuales que ya cuentan con una certificación de contenido y de primera ejecución.

En primer lugar, se debe contactar con una de las entidades de certificación de proyectos acreditadas por ENAC para definir el tipo de documentación e información que es necesario aportar para llevar a cabo la certificación. Tras preparar la documentación requerida (técnica y económica) la empresa de certificación analiza la información proporcionada para comprobar que es completa y adecuada. El siguiente paso es la evaluación del proyecto, que implica analizar la coherencia del presupuesto con los objetivos y el plan de explotación, así como la adecuación de la actividades realizadas a las definiciones fiscales de I+D e innovación tecnológica. La evaluación técnica se completa con una evaluación económica (auditoría de los gastos del proyecto). Finalizado el proceso de evaluación se emite un informe de certificación a favor del proyecto de I+D+i de la empresa solicitante.

Este informe no tiene carácter vinculante para el Ministerio de Hacienda, pero es un paso previo para obtener el informe motivado por parte del Ministerio de Ciencia e Innovación, que sí posee carácter vinculante para Hacienda.