El ciclo de vida de una ayuda

En términos generales, el ciclo de vida de un proyecto financiado en parte con fondos públicos consta de tres etapas fundamentales: solicitud, desarrollo y justificación:

• Solicitud de financiación

  
  

  En esta etapa se procederá a presentar el proyecto a una o varias convocatorias públicas. Cada convocatoria, que aparecerá publicada en el Boletín Oficial correspondiente, tiene sus características particulares por lo que resulta importante conocer sus detalles.

  
  

  En términos generales, una solicitud de ayuda para un proyecto de I+D+i constará de los siguientes documentos:

  
  

  • Formulario de solicitud: incluye tanto información de la empresa solicitante (datos de contacto, datos económicos, etc.) como del proyecto particular (título, resumen, presupuesto, etc.)

    
    

  • Memoria del proyecto: suele contener la descripción de la empresa solicitante, la descripción detallada del contenido técnico del proyecto (antecedentes, objetivos, alcance, novedad del proyecto, planificación, etc.) y la descripción de su presupuesto (recursos necesarios, coste, etc.).

    
    

  • Documentación administrativa: acreditación del representante legal, escritura de constitución de la empresa, etc. La necesidad de este tipo de documentación viene determinada en cada convocatoria.

  
  

  Las partidas que se pueden incluir en el presupuesto de un proyecto de I+D+i dependen de cada convocatoria pero, en líneas generales, son las siguientes:

  
  
  • Costes de personal
  • Aparatos y equipos
  • Materiales
  • Colaboraciones externas
  • Otros gastos
  
  

  Desde el punto de vista del presupuesto del proyecto, es importante tener en cuenta las fechas de imputación de gastos que se indican en las bases de cada convocatoria particular. Por ejemplo, ciertas convocatorias cubren gastos de todo el año natural, independientemente de la fecha de presentación de la solicitud. En otros casos, solamente se pueden imputar gastos desde el momento de presentación de la solicitud.

  
  

  Esta etapa finaliza con la presentación formal de la solicitud al organismo correspondiente.

  
  

• Evaluación

  
  

  En esta etapa, el organismo correspondiente evalúa la documentación presentada desde el punto de vista formal (se han presentado todos los documentos requeridos en las bases de la convocatoria), técnico y económico. En el caso de que se detecten deficiencias de información procederá a enviar a la empresa solicitante un Requerimiento de subsanación de errores. Es importante contestar a este requerimiento dentro del plazo indicado dado que, en caso contrario, se puede entender que se desestima la solicitud.

  
  

  Una vez que el organismo haya evaluado el proyecto, procederá a comunicar la propuesta de concesión a la empresa solicitante, indicando el presupuesto admitido como financiable del total del presupuesto presentado (presupuesto financiable o elegible) así como el plazo para su ejecución.

  
  

  Por lo general, las partidas del presupuesto financiable son inamovibles y la empresa solicitante se debe ajustar a estos gastos durante el desarrollo del proyecto.

  
  

• Justificación

  
  

  Esta última etapa es muy importante en lo que refiere al cobro efectivo de la financiación concedida. La justificación implica dos actividades:

  
  

  • Una justificación técnica de la realización de las actividades propuestas inicialmente (cumplimiento de objetivos, planificación, resultados alcanzados, etc.)

    
    

  • Una justificación económica de los gastos efectuados mediante la presentación de los correspondientes justificantes de gasto y pago .

    
    

  El plazo para la presentación de la documentación de justificación se suele indicar en la Resolución de concesión de la ayuda, en la que también se incluyen las fechas que se admiten para las facturas y los justificantes de pago.

  
  

  En algunos casos, esta justificación documental se acompaña de una visita de un técnico especialista que comprueba la ejecución del proyecto y la materialización de los gastos.
  Es muy importante tener en cuenta que algunas convocatorias de ayudas públicas para proyectos de I+D+i establecen que el incumplimiento total y/o parcial de los fines para los que se concedió la ayuda puede dar lugar al reintegro total o parcial de la ayuda concedida. Igualmente, la demora en la presentación de la documentación de justificación puede estar penalizada económicamente.